Hersteltermijn vraagt strakke opvolging

De afhandeling van de aanvragen van de SectorplanPlus subsidie 2017-2022 is in volle gang. Op dit moment worden de dossiers A t/m D integraal en de dossiers E risicogericht gecontroleerd. Het is daarbij van belang dat de geconstateerde fouten snel hersteld worden.

Ondanks de hoge controlelast doet RegioPlus er alles aan om zoveel aanvragen als mogelijk te controleren. Er is ons veel aan gelegen om het subsidiebedrag zo hoog mogelijk te houden voor alle aanvragers en daarvoor is het belangrijk dat arbeidsorganisaties snel handelen als zij de melding krijgen dat er documenten zijn afgekeurd na controle door het Shared Service Center (SSC).

Herstelperiode drie weken
Wordt er in deze fase van het proces een document afgekeurd, dan heeft de aanvrager eenmalig de mogelijkheid om deze te herstellen in een periode van maximaal drie weken. Om geen tijd te verliezen is het van belang dat aanvragers wekelijks de registraties in tijdvak vier controleren op hun status, zodat een eventuele afgekeurde registratie binnen de gestelde termijn hersteld kan worden. Na het verstrijken van de termijn (3 weken na controledatum SSC) vervalt namelijk het recht op subsidie voor de betreffende registratie.

Uitstel mogelijk

Bovenop de hersteltermijn van drie weken is het voor arbeidsorganisaties mogelijk een uitstel van maximaal drie weken te krijgen. De regionale projectleider beoordeelt of hiervan gebruik gemaakt kan worden.  Toekenning geldt alleen in het geval van onvoorziene omstandigheden of vanwege de omvang van de herstelwerkzaamheden. Naast deze mogelijkheid tot vergroten van de hersteltermijn naar maximaal zes weken, kan het Shared Service Center een arbeidsmarktorganisatie eenmalig de mogelijkheid bieden om een kleine onvolkomenheid aanvullend te herstellen.

Risicogerichte aanpak E
Het SSC controleert de dossiers C, D en E per arbeidsorganisatie. In geval van geconstateerde fouten beoordeelt het SSC de wijze van opvolging, waarbij:  

• In geval van een incidentele fout corrigeert het SSC zelfstandig ofwel verzoekt het SSC de arbeidsorganisatie de fout te herstellen.
• In geval van een structurele fout zal het SSC in samenwerking met de regionale projectleider aan de arbeidsorganisatie verzoeken alle registraties te onderzoeken en indien nodig te corrigeren.

In alle gevallen controleert het SSC na melding (binnen gestelde termijn) of de correctie juist en volledig heeft plaatsgevonden. In het uiterste geval van onjuiste opvolging kan het SSC besluiten de dossiers alsnog af te keuren. Hierover vindt in dat geval communicatie plaats met de arbeidsorganisatie.

Vervaltermijn
In november 2022 verliep de deadline voor het compleet en definitief indienen van alle registraties van tijdvak 4. Dat betekent dat alle registraties met de status ‘uploaden documenten’ komen te vervallen en dat deze niet in de subsidiebehandeling worden meegenomen.

Foutloze controle onmogelijk

Ondanks alle inspanning is het onmogelijk om een volledig foutloze controle uit te voeren. Op dit principe is de regeling ook gebaseerd en daarom wordt het definitieve subsidiebedrag bepaald op basis van de laatste controle in de keten; de accountantscontrole. Het feit dat we nu niet meer alle registraties van activiteit E integraal controleren verhoogt mogelijk het aantal fouten dat de accountant ontdekt. Dit kan als consequentie hebben dat de hoogte van het subsidiebedrag afneemt voor alle zorgorganisaties, omdat het foutpercentage geëxtrapoleerd wordt over alle aanvragen. Om de kans op fouten zoveel mogelijk te verkleinen en zo optimaal mogelijk te realiseren, is deze risicogerichte aanpak van tevoren afgestemd met VWS, de accountant en intern.