Presentielijsten: do & don’ts

Veel organisaties hebben vragen over het gebruik van presentielijsten. Om het makkelijker voor arbeidsorganisaties te maken en om fouten zo veel mogelijk te voorkomen, is er gekozen om met presentielijst-formats te werken. Wij begrijpen dat dit niet de voorkeur heeft bij alle arbeidsorganisaties, maar bij het vorige Sectorplan voldeden veel ‘eigen presentielijsten’ niet en werden afgekeurd. Met als gevolg dat er minder of geen subsidie kon worden gegeven. Daarom geven wij hieronder graag nogmaals de ‘do & don’ts’ aan.

Do’s
Presentielijsten tot 1 mei 2018:

• Aangeleverde (presentieverklaring)formats gebruiken óf
• ‘Eigen format’ die voldoet aan het normenkader (zie het Handboek bijlage 2).

Presentielijsten vanaf 1 mei 2018:

• Gelieve de aangeleverde formats te gebruiken. Voor tijdvak 1 kunnen deze automatisch met gegevens uit de portal worden gevuld. Voor tijdvak 2 kan dit op korte termijn ook (eerst moet de subsidietoekenning tijdvak 2 bekend worden). Een blanco format is te vinden onder de Downloads.
   

Verder is het belangrijk om te weten dat:

• Alleen volledig ingevulde, correct ondertekende (zie de verschillen intern/extern) en gedateerde presentielijsten zijn bruikbaar voor de subsidieverantwoording.
   

Don’ts

• Te laat ondertekenen (deelnemers op de dag zelf; docent binnen 7 dagen en de leidinggevende binnen 3 weken na de trainingsdag)
• Bij externe opleidingen vergeten de presentielijst te printen op briefpapier van de opleider, dan wel een stempel van de opleider.
• Kruisjes, vinkjes etc. in plaats van handtekeningen. Doorhalingen en geklieder.
• Slecht leesbaar inscannen.

Met een goede presentielijst kunt u meerdere zaken afdekken: loonverlet deelnemers, docenturen intern en in sommige gevallen als prestatiebewijs. Kortom, een presentielijst is een belangrijk onderdeel van de subsidieverantwoording.